Das Erfolgsprinzip global office

Seit 2010 werden die Betriebsprüfungen seitens der Finanzverwaltung und des Sozialversicherungsträgers auf Wunsch des Arbeitgebers zeitlich zusammengelegt. Eine zeitgleiche Prüfung soll das Unternehmen organisatorisch entlasten.

Die Prüfung durch den Rentenversicherungsträger ist mindestens alle vier Jahre durchzuführen siehe § 28p SGB IV. Für die Durchführung dieser Prüfung gelten im Wesentlichen die gleichen Grundsätze wie bei der Lohnsteuer-Außenprüfung. Zur Verminderung des Risikos erheblicher Beitragsnachforderungen bietet sich ein Antrag auf kürzere Prüfzeiträume an, wenn

  • ein neues Abrechnungsprogramm bzw. ein neuer Lohnabrechner eingesetzt wird,
  • unklare Sachverhalte zur sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung bekannt werden oder
  • komplexe Sachverhalte bei der Auswertung von Lohnsteuer-Haftungsbescheiden vorliegen.

Antrag auf Zusammenlegung der Betriebsprüfung

Seit 2010 kann ein Arbeitgeber einen Antrag stellen, dass eine Lohnsteuer-Außenprüfung und eine Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV durch den Rentenversicherungsträger zeitgleich durchgeführt werden, sodass sich der Vorbereitungsaufwand für das Unternehmen verringert.

Prüfungsankündigung mindestens 14 Tage vorher

Der Prüftermin soll möglichst einen Monat, spätestens jedoch 14 Tage vorher, schriftlich angekündigt werden. Mit der schriftlichen Prüfankündigung erhalten Arbeitgeber eine Vorbereitungshilfe, die alle bereitzuhaltenden Unterlagen auflistet. Dieses Schreiben gehört in die Hände der zuständigen Lohnabrechner, damit alle erforderlichen Unterlagen zusammengestellt, vorbereitet und auf Plausibilität gesichtet werden können.

Nachfolgend haben wir für Sie wichtige Vorbereitungsschritte für eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung zusammengestellt.

6 Vorbereitungstipps für eine erfolgreiche Betriebsprüfung der Rentenversicherung

  1. Antragstellung für eine zeitgleiche Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung und die Rentenversicherung
  2. Abstimmung des Prüfungsumfangs mit der schriftlichen Prüfungsanordnung und dem zuständigen Prüfer
  3. Der Arbeitgeber kann die Krankenkasse zur Prüfung einladen. Die Hinzuziehung der Krankenkasse ist ratsam, wenn Entscheidungen bei der Lohnabrechnung aufgrund einer Beratung durch die Krankenkasse getroffen wurden
  4. Wenn der Termin den Unternehmensablauf beeinträchtigt, sollte eine Verschiebung beantragt werden (Geschäftsinteressen, Urlaub bzw. Krankheit von verantwortlichen Mitarbeitern)
  5. Vor der Prüfung ist zu klären, wer vom Unternehmen daran teilnehmen soll (Steuerberater, Mitarbeiter Lohnbüro, Firmeninhaber, etc.)
  6. Nutzen Sie das Abschlussgespräch, um eventuelle Unstimmigkeiten abzubauen.

Häufige Abrechnungsfehler:

Eine korrekte Gehaltsabrechnung wird von professionellen Dienstleistern wie dem Lohnbüro lohndirekt erstellt.

Fazit:

Da die Beitragspflicht zur Sozialversicherung grundsätzlich den steuerlichen Vorgaben folgt, sind nachgeforderte Steuern ein deutlicher Hinweis auf  beitragsrechtliche Potentiale. Daher schauen die Betriebsprüfer der Rentenversicherung sich den jeweils letzten Lohnsteuerhaftungsbescheid der Finanzverwaltung an. Und folglich berechnen der Rentenversicherungsträger von der Zustellung des Lohnsteuerhaftungsbescheides an Säumniszuschläge auf nachzuberechnende Gesamtsozialversicherungsbeiträge. Die Beiträge gelten als vorsätzlich vorenthalten und verjähren deshalb erst nach 30 Jahren.

Diese Folgen sind vermeidbar, wenn jeder Lohnsteuerhaftungsbescheid direkt nach Eingang genau geprüft wird und auf etwaige beitragsrechtliche Konsequenzen abgeklopft wird. Somit sind zu einem früheren Zeitpunkt Beiträge nachzuzahlen als bei einer späteren Betriebsprüfung. Doch dürfte sich das gegenüber 1% Säumniszuschlag pro Monat in jedem Fall rechnen.

Ein Kommentar bis jetzt.

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